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员工在家远程办公的方法和技巧有哪些?

2020-04-14 09:43:51 来源 : 企业网D1Net

很少有人预料到冠状病毒肺炎会在全球各地爆发,而那些制定应急计划的组织正逐渐进入过渡期。对于其他组织来说,需要采用多种方法来保证工作和生活正常进行,同时衡量其员工在疫情期间的工作表现。

也很少有组织能够预测到远程计算突然增长的需求,制定应急计划的组织可以从容应对,而其他公司则可能在采用远程支持和几乎完全依赖协作工具方面陷入困境。

技术专家表示,要使组织的工作和业务顺利进行,就需要混合使用正确的技术,同时要保持原有办公室的文化,即使是远程工作也是如此。

以下介绍员工在家远程办公的方法和技巧:

1. 不要忽视安全性

柯尼卡美能达公司IT部门All Covered客户体验和策略部主管Julie Branc说,所有连接到企业资源的设备都需要进行恶意软件保护并定期扫描。

Branc说,“现在是部署托管安全意识培训计划的最佳时机。如今有关冠状病毒疫情的网络钓鱼电子邮件事件正在上升。不幸的是,没有多少组织为出行禁令做好准备,也没有积极的时间表安排员工在家中工作。一个主要的挑战仍然是目前位于受保护的企业网络外部端点的安全性和合规性。”

2. 传达组织策略

10x Management公司管理合伙人Michael Soloman表示,远程工作取决于调整沟通方式。他建议组织设置可衡量的具体目标,并发布时间表,其中包括适用于办公室时间表的虚拟平台,然后坚持执行。

他说:“组织可以将其团队分成不超过6人的小组。这有助于确保在每个小组中都能更好地沟通,而小组成员不会被大量意见和评论所淹没。并为每个小组创建通信线程,以便小组成员与其他小组通信。”

3. 保持社交

SiteGround公司品牌和文化总监Dima Peteva说,保持办公活动对于维持士气并让员工保持相互联系至关重要。

Peteva说:“在这个时候,社交圈至关重要。我们试图在线开展许多办公室活动,例如组织在线游戏,参与GetFit挑战赛,以鼓励员工保持活跃状态,并与队友分享他们的表现。”

Peteva还建议员工在工作与家庭生活之间划分界限。重要的是要有意识地把两者分开。

她说:“员工在家里工作时可能经常浏览工作电子邮件或只完成一项任务并最终导致加班,这两种情况都让人担忧,因此我们鼓励员工保持正常的工作时间,并在事后安排休闲活动和日常生活。如果员工独自居住,或者感到无聊的话,可以参加我们组织的读书俱乐部和其他在线团体活动。”

4. 沟通和汇报

鉴于冠状病毒疫情期间在家中工作所产生的压力,技术主管确保让他们的团队在工作之前进行汇报。

CloudBees公司工程副总裁Susan Lally说,“我确保我的团队通过不断的沟通来很好地处理变更和远程工作。有时候这可能会很困难且千变万化,但是我一直在使用多种方法来确保每个员工在需要时与我联系。我一直在办公时间和所有团队进行视频通话,团队员工可以讨论工作或各自的感受。我希望我的团队之间彼此建立联系,并且如果需要我的帮助,我随时可以提供。”

5. 参与虚拟会议

柯尼卡美能达公司的Branc表示,过多召开虚拟会议可能会成为一种负担。当组织召开会议的时候,要把握好时间。

Branc说:“不要试图模仿现场会议的形式,允许员工进行适应和调整。人们可能会发现,当员工没有参与虚拟会议时,其工作效率可能更高。组织需要控制电话或视频会议的时间,让对话在预定时间之内进行,因为虚拟会议可能会影响到与交谈的人员或群体的其他承诺,从而给他们带来压力。因此不要浪费他们的时间,这可以使员工在工作的时候更加投入。”

6. 保持工作与生活之间的平衡

1Password公司首席执行官Jeff Shiner管理着一家几乎完全远程工作的公司,该公司经营了14年。他说,有一些在家远程工作的关键技巧使过渡变得更加容易,并且可以从设置电脑开始。

Shiner说,“在理想情况下,员工需要两台电脑:一个用于工作,另一个用于家庭。如果无法做到这一点,则可以将笔记本电脑与台式机显示器和键盘一起使用,这样可以将工作和个人时间区分开来。另外,对电脑的硬盘进行分区并为工作创建一个单独的用户帐户也是一个好主意。”

Shiner还建议员工在家采取一些平时在公司工作的做法,可以集中精力做好准备。

他说:“员工工作期间注意衣着,这并不是说需要西装革履,而是穿着舒适的衣服,而不是家居睡衣,这有助于集中注意力和正确地开展工作。遵守常规时间表。即使在家工作意味着可以灵活地安排时间,也要设置并遵守工作时间,这样可以保持工作与生活的平衡,并消除精神上的困扰。”

7. 信任团队

Braidio公司首席运营官Rafael Solis说,在远程工作时,组织管理者的默认立场应该是信任。他说,这是与团队合作最重要的方面。

Solis说,“如果没有信任,远程工作将变得更具挑战性。这很关键,重要的是要考虑社交孤立可能让团队成员感到孤独或与组织脱节的感觉。因此,重要的是要找到方法来提高参与度。”

8. 设定期望

Sungard AS公司首席信息官Chris Fielding建议启动一个项目,以便在组织远程协作工作流程时每个员工都具有相同的理解水平。

他说:“至关重要的是要确保听到所有员工的意见,这需要团队负责人用心管理,并得到所有团队成员的支持。他们需要共同努力创造一个值得信赖的环境,让所有员工都感到受到尊重,并能够公开发表意见。这样一来,每个员工都可以获得帮助。”

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