1) 在数据处理中，用办公室来比喻的话，文件是一个相关记录的收集品。举个例子，你也许将你的每个客户的记录放入一个文件。反过来，每个纪录是由单独数据条目的字段而组成，比如客户姓名、客户号码、客户地址等等。通过在每个纪录的同一字段上提供相同的信息（这样组成了所有记录），你的文件就会容易被计算机程序来分析处理。这个术语的这种用法在数据库的使用中不太重要，它在数据库平台上强调的是收集记录和字段数据的方法。在主机系统中，术语“数据集（data set）”通常是“文件（file）”的同义词，但是它是指通过特殊存取方法认可的一种特殊组织形式。依靠操作系统，文件（及数据集）被包含在目录册、地址录或文件夹中。　　

2) 在任何电脑系统，特别是在个人电脑中，文件是指系统用户（包括系统本身和它的应用程序）可用的数据实体，它能够被作为实体来使用（比如，从一个文件目录移到另一个文件目录）。文件在它自己的目录中必须有一个与其他文件不同的名字。一些操作系统和应用软件通过给文件一个特殊的文件名后缀来用特定格式描述文件。（文件名后缀也被称为文件扩展名。）例如，程序或执行文件有时被要求加上“exe”的后缀。通常，在操作系统限定的后缀名可用字符数以内，后缀名尽可能清晰地描述文件格式。