HSM（分级存储管理）可以经济的利用备份存储设备，用户不需要了解文件是在什么情况下被回复的，实现了安全稳定的数据备份存储方案。分级存储系统通常应用在公司网络中，“分级”意味着多种存储介质，比如独立磁盘系统组成的冗余磁盘阵列、光纤存储器、磁带等等。每种存储介质的成本以及存取数据速度都不一样。存储时要考虑这些因素，比如，一个长期不访问的文件就可以放到廉价慢速的备份介质中——比如磁带。利用分级存储系统产品，管理员仅仅需要描述应该何时备份文件以及放到何种介质中。一旦规则建立好，就可以利用分级存储系统自动完成这些业务。
分级存储系统为文件回复和文件保护提供了高效的管理方法，这在拥有大规模用户，需要反复装载存储设备的环境中特别有效。分级存储系统还支持自动备份，获取以及自动选择介质进行文件转移，这大大解放了用户，用户再也不必了解什么存储规则一类的事情了。长期不用的文件会自动转移到低价的备份设备上。如果用户需要获得数据，可以立即访问数据，从哪儿获得数据对用户来说是透明的。在不同备份介质间移动文件的过程称为转移。
管理员可以设定硬盘的最低和最高容量限制，这样分级存储系统就会选择将过期或较少访问的文件放到什么地方。还可以根据文件类型定义规则，这样，相同种类的文件就可以备份到同一介质中去，比如可以通过定义规则将所有可执行文件转移到一起。
